| 조달 연계 인증·인허가·직접생산 전문 올림 행정사합동사무소 – 최의란 대표행정사 |
| 벤처기업인증 (혁신성장유형 · 벤처투자유형) → 26년 10월 현재까지 100% 등록 성공사례 |
| 기업부설연구소 · 연구개발전담부서 → 하루만에 인증받은 사례 |
| 여성기업인증 · 직접생산증명서 → 입찰공고 일정에 맞춰 최단기간 발급 |
| 서울시립대학교 도시행정학 학사/석사/박사 졸업 |
| 서울시 주택진흥기금운용심의위원회 심의위원 |
| 대한행정사회 중앙교육연수원 교수 |
안녕하세요, 행정언어로 대표님의 사업을 돕는 행정사 최의란입니다.
거래처에서 인증서를 요구해 ISO 9001을 알아보고 계신 품질담당자님이라면,
등록이나 납품 심사 일정은 정해져 있는데 어디서부터 손대야 할지 막막하신 상황일 겁니다.
검색해 보면 절차는 순서대로 나와 있습니다.
하지만 그 순서를 우리 회사의 사업장과 공정에 어떻게 맞춰야 하는지는 잘 나오지 않습니다.
직접 준비할 수 있는지, 컨설팅을 받아야 하는지, 비용은 어디까지 봐야 하는지도 헷갈리기 쉽습니다.
ISO 9001 인증은 우리 회사 업무가 요구사항대로 실제 운영되고 있는지를 제3자 인증기관에서 확인받는 일입니다.
그래서 범위 확인, 현재 업무 비교, 문서와 기록 정비, 운영, 내부심사와 경영검토, 인증심사 순으로 준비하셔야 합니다.
이 인증은 법령상 의무가 있는 일부 분야를 빼면 일반적으로 자율적인 제3자 인증입니다.
인증기관이 품질경영시스템을 심사하고 인증서를 발급합니다.
다만 취득 이후의 유지까지 한 흐름으로 보셔야 한다는 점은 분명합니다.
마감이 급하다고 문서부터 만들면 두 가지 일이 생길 수 있습니다.
인증범위가 거래처 요구와 어긋날 수 있고, 현장 기록이 심사에서 증거로 인정되지 않을 수도 있습니다.
이런 문제는 심사를 받거나 인증서를 제출하는 시점에야 드러납니다.
그때는 이미 거래처 일정에 쫓기고 있는 경우가 많습니다.
이 글에서는 인증 절차와 비용을 볼 때 무엇부터 확인해야 하는지, 혼자 진행하면 어디서 막히는지를 정리해 드립니다.
칼럼을 읽어보시고 문의사항이 있으시다면 아래 채널을 통해 연락주셔도 좋습니다.
상담 도와드리고 있습니다.
ISO 9001 인증 절차는 어떤 순서로 준비하나요?
준비는 인증범위 확인에서 시작해 인증심사와 사후 관리로 이어집니다.
먼저 거래처 요구서나 입찰 공고에서 요구하는 규격과 대상을 확인하고, 사업장·제품·공정 목록을 만듭니다.
그다음 구매·생산·검사·출하·고객불만 처리 같은 현재 업무를 요구사항과 비교합니다.
이미 갖춘 부분과 새로 만들 부분을 이 단계에서 나눕니다.
정한 절차대로 업무를 운영하며 기록을 쌓고, 내부심사와 경영검토를 거쳐 인증기관에 심사를 신청합니다.
인증기관에 따라 문서 검토와 현장 운영 평가를 나누어 진행하기도 합니다.
다만 단계 구분과 소요 기간은 확인된 일반 기준이 없으므로 신청 전에 인증기관 안내를 확인하셔야 합니다.
이 순서에서 맨 앞의 범위 확인을 가장 자주 건너뜁니다.
인증범위는 우리 회사 기준으로 정해야 합니다
인증범위는 거래처가 요구하는 대상과 우리 회사가 신청하는 범위가 일치해야 의미가 있습니다.
본사만 넣을지, 공장·창고·외주공정까지 넣을지, 연구개발과 제조를 함께 넣을지에 따라 인증서에 적히는 문구가 달라집니다.
사내에서는 우리 업무를 가장 잘 아십니다.
그런데 거래처가 그 문구를 어떻게 읽는지까지 맞춰 보기는 쉽지 않습니다.
범위 때문에 인증서를 다시 받거나 범위를 넓혀야 하면 거래처 등록 일정이 밀립니다.
신청 전에 거래처 요구서의 문구와 신청 범위를 한 줄씩 대조하십시오.
범위에서 뺀 항목은 이유를 서면으로 남겨 두십시오.
심사범위와 대상품목을 어떻게 검토하는지는 인증기관별 절차 문서로 확인하셔야 합니다.
기존 업무기록은 심사 증거로 인정되나요?
업무를 실제로 했다는 사실과 심사원이 확인할 수 있는 기록은 다릅니다.
작업지시서, 검사성적서, 구매기록, 고객불만 기록이 있어도 작성일, 담당자,
승인자, 결과 중 하나가 빠져 있으면 증거로 쓰기 어려운 경우가 많습니다.
인증심사에서는 문서와 함께 실제 운영 상태를 확인하는 것이 일반적입니다.
지나간 기록의 빈칸은 나중에 채우기 어렵습니다.
최근 기록 몇 건을 직접 뽑아 네 가지 항목이 남아 있는지 먼저 보십시오.
비어 있다면 앞으로 쓸 양식부터 고치십시오.
과거 기록을 새로 만들어 맞추는 방식은 권하지 않습니다.
ISO 9001 인증서를 받으면 끝인가요?
끝이 아닙니다.
인증서를 받은 뒤에도 사후심사와 갱신심사가 이어집니다.
앞서 말씀드린 항공정보업무 지침 제28조는 유효기간 3년, 매년 1회 정기 사후심사, 만료 전 갱신심사를 규정합니다.
해당 분야의 사례이므로 귀사 인증서의 주기는 인증기관 안내로 확인하셔야 합니다.
내부심사는 요구사항에 지속적으로 부합하는지 스스로 확인하는 활동입니다.
경영검토는 경영진이 시스템의 계속성과 유효성, 개선 필요성을 검토하는 활동으로 안내됩니다.
담당자가 바뀌면서 일정이 사라지는 회사가 많습니다.
그러면 거래처가 최신 인증서를 요구할 때에야 만료가 임박한 것을 알게 됩니다.
인증서 만료일, 사후심사 일정, 내부심사와 경영검토 일정을 한 장에 정리하십시오.
문서부터 만들면 심사 때 어긋나는 세 가지
마감이 급하면 범위와 현장 기록을 확인하기 전에 문서부터 만들게 됩니다.
이때 가장 먼저 어긋나는 것은 인증범위입니다.
거래처가 요구한 사업장이나 외주공정이 신청 범위에서 빠져 있으면, 인증서를 받고도 제출 단계에서 다시 해야 합니다.
두 번째는 기록입니다.
문서에는 절차가 있는데 실제 기록에 승인자나 일자가 없으면 심사에서 증거로 보기 어렵습니다.
지난 기록은 다시 만들 수도 없습니다.
세 번째는 내부심사와 경영검토입니다.
회의록만 갖추고 실제 개선 판단이 없으면 인증심사나 사후심사에서 설명하기 어렵습니다.
이런 문제는 심사나 거래처 검증 때 드러납니다.
알았을 때는 재심사와 문서 개정에 시간이 들고, 거래처 등록 기회가 이미 지나 있을 수 있습니다.
이를 막으려면 문서 작성 전에 범위를 거래처 요구와 대조하고, 실제 기록 샘플을 점검하십시오.
내부심사와 경영검토는 대표님과 부서장이 함께 참여하는 일정으로 먼저 잡으십시오.
ISO 9001 신청 전 확인하실 7가지
1. 거래처 요구서의 인증범위 문구와 우리 사업장·제품·공정·외주공정 목록을 대조하셨습니까?
2. 최근 작업지시서, 검사기록, 구매기록, 고객불만 기록에 작성일·담당자·승인자·결과가 남아 있습니까?
3. 문서에 적힌 업무 순서와 현장 직원이 실제로 하는 순서가 같습니까?
4. 내부심사와 경영검토를 대표님과 부서장이 참여해 진행할 일정이 잡혀 있습니까?
5. 선택하려는 인증기관의 인정 상태와 거래처의 수용 여부를 거래처에 확인하셨습니까?
6. 심사에서 지적이 나오면 임시 수정에 그치지 않고 원인분석과 재발방지 확인까지 할 방법이 있습니까?
7. 인증서 만료일과 사후심사·갱신심사 일정을 맡을 담당자와 후임자가 정해져 있습니까?
이런 경우라면 혼자 진행하기 어렵습니다.
· 인증범위에 사업장·외주공정·제품이 여러 개 포함되어 거래처 요구와 신청 범위를 스스로 대조하기 어려운 경우
· 기록은 있지만 어떤 기록이 심사 증거가 되는지, 빈 부분을 어떻게 처리할지 판단하기 어려운 경우
· 내부심사·경영검토·부적합 시정을 처음 해보는데 거래처 등록이나 입찰 마감이 정해져 있는 경우
올림 행정사합동사무소는 이렇게 진행합니다
올림 행정사합동사무소는 문서를 쓰기 전에 범위와 기록부터 확인합니다.
첫 상담에서는 거래처 요구서나 입찰 공고, 사업장·제품·공정·외주공정 목록을 함께 봅니다.
이를 바탕으로 인증범위 초안을 만들고, 거래처에 제출할 인증서 문구가 실제 업무범위와 일치하는지 검토합니다.
범위에서 제외하는 항목은 사유를 서면으로 정리해 드립니다.
다음은 현재 사용 중인 기록의 검수입니다.
양식 목록만 드리지 않고, 작업지시서·검사성적서·구매기록·고객불만 기록의 실제 샘플을 보며 승인, 일자, 책임자, 결과 항목이 빠진 곳을 고칩니다.
문서는 현장 담당자 인터뷰와 공정 확인을 거쳐 실제 업무 흐름에 맞춰 설계합니다.
직원분들이 절차를 직접 실행해 본 뒤 수정하므로 심사 때 문서와 현장 답변이 달라지는 일을 줄일 수 있습니다.
내부심사는 프로세스별로 계획을 세워 실제 부적합을 기록하게 합니다.
경영검토는 품질목표, 고객불만, 심사 결과, 개선조치를 경영진이 판단할 항목으로 정리해 형식적인 회의록에 그치지 않게 합니다.
인증기관을 고를 때는 거래처가 수용하는지 먼저 확인합니다.
컨설팅과 인증기관의 역할을 나눠 설명드리고, 견적서에는 포함 업무, 제외 업무, 추가 비용 조건을 구분해 적습니다.
심사에서 부적합이나 보완 질의가 나오면 인증기관 대응을 함께 준비합니다.
부적합은 현상, 직접원인, 관리원인으로 나누어 조치하고 효과까지 확인합니다.
취득 후에는 인증서 만료일과 사후심사 일정을 정리하고 담당자 변경에 대비한 인수인계 자료를 만들어 드립니다.
범위 오류와 기록 재작성, 반복 부적합으로 다시 하게 되는 일을 줄이는 데 집중합니다.
이런 상황이라면 상담 받아보세요
만약 거래처 등록이나 입찰 마감이 정해져 있다면, 문서를 만들기 전에 거래처 요구서와 신청 범위부터 대조하세요.
이미 컨설팅을 받았는데 매뉴얼이 현장 업무와 다르거나 내부심사·경영검토가 걱정된다면,
심사 신청 전에 상담 받아보시는 것이 순서입니다.
견적서에 내부심사, 심사 대응, 부적합 시정, 사후 관리가 포함됐는지 불분명하다면, 계약 전에 포함 범위부터 확인하세요.
거래처 요구서나 입찰 공고, 사업장·제품·공정 목록, 최근 기록 샘플을 준비해 문의해 주십시오.
이미 컨설팅을 받으셨다면 견적서, 업무범위,
작성된 매뉴얼과 절차서, 내부심사·경영검토 기록, 인증기관 안내문도 함께 보여 주십시오.
올림 행정사합동사무소가 인증범위와 기록 상태, 견적의 포함 범위를 검토해 보완할 부분과 진행 순서를 안내해 드리겠습니다.
ISO 9001 준비 상태에 대한 판단이 어려우시다면 올림 행정사합동사무소로 문의해 주세요.
범위부터 인증 후 유지 일정까지 함께 검토해 무엇을 먼저 해야 하는지 구체적으로 안내해 드리겠습니다.
지금까지 행정사 최의란이었습니다.
감사합니다.